KONVERTER
PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln – ohne Abtippen
Sie haben bereits PDF-Rechnungen? Laden Sie sie einfach hoch. Wir extrahieren alle Daten automatisch und erstellen daraus eine gesetzeskonforme XRechnung nach EN 16931.
Zuletzt aktualisiert: 11. Februar 2026
So wandeln Sie PDF in XRechnung um
In drei einfachen Schritten zur konformen E-Rechnung
PDF-Rechnung hochladen
Laden Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung hoch. Es funktioniert mit jeder PDF-Rechnung – egal von welchem Programm erstellt.
Automatische Extraktion
Alle Rechnungsdaten werden automatisch aus Ihrem PDF extrahiert. Prüfen und ergänzen Sie bei Bedarf.
XRechnung herunterladen
Laden Sie Ihre konforme XRechnung-Datei herunter – fertig für den Versand oder die weitere Prüfung.
Warum PDF-Rechnungen konvertieren?
Ihre bestehenden Rechnungen werden zu E-Rechnungen – ganz einfach
Bestehende PDFs nutzen
Sie haben bereits PDF-Rechnungen? Kein Problem. Laden Sie sie hoch – wir konvertieren sie in gesetzeskonforme E-Rechnungen.
Keine Dateneingabe nötig
Vergessen Sie manuelles Abtippen. Unsere automatische Erkennung extrahiert alle relevanten Daten aus Ihrem PDF.
Funktioniert mit jedem PDF
Egal ob aus Word, Excel, InDesign oder einem anderen Programm erstellt – wir verarbeiten jede PDF-Rechnung.
Gesetzeskonform ab 2025
XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 – erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Schnelle Verarbeitung
PDF hochladen, Daten prüfen, E-Rechnung herunterladen – in wenigen Minuten erledigt.
Ihre Daten sind sicher
Ihre Rechnungsdaten werden ausschließlich zur Konvertierung verwendet und nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform über geprüfte Auftragsverarbeiter.
Wann PDF zu XRechnung der richtige Weg ist
Diese Route passt vor allem dann, wenn Ihre Rechnung bereits als fertige PDF vorliegt, der Empfänger aber eine strukturierte XML-Datei verlangt.
Für bestehende PDF-Workflows
Sie schreiben Rechnungen bereits in Word, Excel oder einem anderen System und exportieren am Ende nur eine PDF. Dann müssen Sie nicht den gesamten Prozess neu aufsetzen.
Für XRechnung-Pflichtfälle
Wenn Behörden, öffentliche Auftraggeber oder streng strukturierte B2B-Prozesse eine XRechnung verlangen, ist eine reine XML-Ausgabe oft der passendste Weg.
Für Teams ohne neues System
Sie möchten erstmal compliant werden, ohne direkt auf eine komplette Faktura- oder ERP-Lösung umzusteigen. Dann ist die Konvertierung einer vorhandenen PDF ein pragmatischer Einstieg.
Worauf Sie vor dem Upload achten sollten
- Text muss lesbar sein: Am besten funktioniert eine digital erzeugte PDF, keine reine Bilddatei.
- Pflichtangaben helfen: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Beträge, Empfängerdaten und Steuersachverhalt sollten klar erkennbar sein.
- Sonderangaben früh prüfen: Bei Behördengeschäften spielen oft Leitweg-ID, Bestellbezug oder spezielle Referenzen eine Rolle.
Was Sie danach prüfen sollten
Nach der Extraktion sollten Sie vor allem Positionen, Steuerlogik und Pflichtfelder gegenlesen. Wenn Sie eine zweite Prüfung möchten, können Sie die fertige Datei zusätzlich in unserem Validator für XRechnung und ZUGFeRD kontrollieren.
Wenn Sie noch unsicher sind, wie eine XRechnung aufgebaut ist, hilft auch unser Leitfaden zum XRechnung-Format.
Beispiel aus dem Alltag: PDF-Rechnung für einen strukturierten Empfänger
Eine kleine Agentur erstellt ihre Rechnung wie gewohnt als PDF. Der Kunde verlangt nun aber eine XRechnung, damit die Datei automatisiert im eigenen System verarbeitet werden kann.
Statt die Rechnung manuell neu in einem Generator aufzubauen, lädt das Team die fertige PDF hoch, prüft die erkannten Daten und ergänzt fehlende Referenzen. Anschließend wird die XML-Datei heruntergeladen und vor dem Versand noch einmal validiert.
Wenn Sie wissen möchten, wann statt XRechnung eher ZUGFeRD passt, hilft der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wichtig: PDF ist keine E-Rechnung
Auch wenn es oft so genannt wird: Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Mit e-rechnung.tools konvertieren Sie Ihre PDF-Rechnungen in das richtige Format.
XRechnung vs ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?E-Rechnungspflicht: die wichtigsten Termine
1. Januar 2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
Bis 31. Dezember 2027
Übergangsfristen gelten weiter, zuletzt für Unternehmen mit bis zu 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028
Für inländische B2B-Umsätze gilt die Sendepflicht grundsätzlich flächendeckend.
Maßgeblich sind die offiziellen Begriffe und Regeln rund um EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD und die KoSIT-Prüfregeln. Für evergreen Seiten nennen wir bewusst Standards und Prüfpfade statt veralteter Punktversionen.
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Häufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen zur PDF-Konvertierung
Funktioniert das mit jeder PDF-Rechnung?
Ja. Unsere automatische Erkennung funktioniert mit PDF-Rechnungen aus beliebigen Programmen – Word, Excel, InDesign, Buchhaltungssoftware oder anderen. Wichtig ist nur, dass der Text im PDF lesbar ist (keine reinen Bild-PDFs).
Was ist mit gescannten PDF-Rechnungen?
Gescannte PDFs (Bilder) sind schwieriger zu verarbeiten. Für beste Ergebnisse verwenden Sie digital erstellte PDFs. Bei gescannten PDFs können manche Daten manuell ergänzt werden müssen.
Wie genau ist die automatische Erkennung?
Unsere Erkennung findet zuverlässig die wichtigsten Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Empfänger und Positionen. Nach dem Upload können Sie alle erkannten Daten prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Kann ich auch ZUGFeRD statt XRechnung erstellen?
Ja. Nach dem Upload können Sie wählen, ob Sie XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) erstellen möchten. ZUGFeRD ist besonders praktisch, da der Empfänger auch eine lesbare PDF erhält.
Was passiert mit meiner Original-PDF?
Ihre Original-PDF wird nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Sie erhalten eine neue Datei im gewählten E-Rechnungsformat. Bei ZUGFeRD wird eine neue PDF mit eingebetteten XML-Daten erstellt.
Bereit, Ihre PDF-Rechnung umzuwandeln?
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